Programy zlepšovania v organizáciách – ako zaistiť ich efektívnu implementáciu?

Organizácie bývajú často presýtené rôznymi iniciatívami na zlepšenie - od údržby infraštruktúry, cez plány predaja až po návrhy nových lídrov, ktorí sa snažia zanechať dojem.

Medzi hlavné výhody týchto programov a iniciatív patrí, že mobilizujú ľudí, aby sa sústredili na ciele a problémy organizácie. Problémom však často býva samotná implementácia návrhov na zlepšenie, keď si pracovníci musia osvojiť nový postup, ktorý sa značne líši od postupov, ktoré využívali v minulosti. Výsledkom je dezorientácia a cynizmus zo strany pracovníkov, keďže musia upustiť od postupov a praktík, ktoré doteraz fungovali.

Ako možno zaistiť, aby návrhy na zlepšenie boli efektívne implementované vo vašej organizácii?

Sústreďte sa na to, ktoré postupy fungovali vo vašej organizácii a ktoré sa ukázali ako nefunkčné

Položte si základné otázky: Aké boli znaky predchádzajúcich pokusov o zlepšenie? Čo možno urobiť preto, aby ste sa vyhli chybám z minulosti?

Medzi iniciatívy, ktoré možno označiť ako neefektívne patria napríklad zavedené zmeny, ktoré buď neboli konzistentné so stratégiou organizácie alebo sa nedostatočne sústredili na samotných pracovníkov.

Preskúmaním histórie a analýzou týchto procesov a iniciatív možno jednoznačne stanoviť, ktoré postupy v organizácii fungovali a ktoré nie. Na základe tejto analýzy sa môžu lídri rozhodnúť, ktoré elementy pri nových návrhoch na zlepšenie ponechať a ktoré pozmeniť.

Návrhy na zlepšenie prispôsobte vašej organizácii

Sledujte firmy, ktorým sa podarilo úspešne implementovať techniky zlepšovania. Dôležité je však zamerať sa nielen na to, akým spôsobom dosiahli organizácie zlepšenie, ale zároveň, prečo dané techniky fungovali v jednej organizácii, zatiaľčo v inej nie.

Dôvod, prečo existuje toľko techník a metód zlepšovania je, že každú je vhodné uplatniť v iných podmienkach. Pre správny výber metód a techník je preto potrebné zhodnotiť ich klady a zápory, analyzovať konkrétne podmienky vo vašej organizácii a následne vybrať tú techniku, ktorá najviac vyhovuje vašej organizácii. Aplikácia tých metód a technik, ktoré sú v súlade s históriou, stratégiou a kultúrou organizácie zníži šancu, že vaša organizácia odmietne implementovať nové myšlienky a návrhy na zlepšovanie.

Autor: Brad Power

Zdroj: http://blogs.hbr.org/cs/2011/03/avoid_the_improvement_hype_cyc_1.html

Štíhla produkcia – Lean and Mean

Neustále sa meniace pracovné podmienky, ako aj plánovanie na poslednú chvíľu môžu mať negatívny dopad nielen na vašu organizáciu, ale aj na samotných pracovníkov a ich rodiny. Na druhej strane, ak je štíhla produkcia plánovaná a realizovaná rozumne, môže viesť k vyššej produkcii a spokojnosti pracovníkov. Výzvou však je efektívne naplánovať výrobu a pracovný čas.

Už roky je hádankou, a špeciálne vo výrobnom priemysle, ako možno vytvoriť pevné pracovné podmienky pre zamestnancov, keď dopyt po produktoch sa neustále mení?

Ako môže napríklad výrobca automobilov odhadnúť potrebný počet pracovníkov, ak nevie, koľko áut za deň vyrobí? Nemá žiaden zmysel prijímať pracovníkov navyše, ktorí budú len postávať naokolo či prijať nižší počet pracovníkov a pritom riskovať, že nestihne spracovať všetky objednávky načas.

Populárnym riešením sa stala štíhla výroba, ktorej podstata je založená na tom, že jednotlivé komponenty sú dodávané až v momente, keď sú potrebné a pracovníci pracujú vtedy, keď je dopyt po výrobkoch.

V poslednej dobe sa však ozvali kritické ohlasy na štíhlu výrobu. Podľa odborníkov má výroba just-in-time negatívny dopad na organizácie ako aj na samotných pracovníkov.

Výroba just-in-time vedie organizácie k tomu, že menia svoje zámery a plány na výrobu na poslednú chvíľu, posielajú pracovníkov domov alebo naopak, žiadajú ich, aby pracovali nadčasy. Tí potom nemajú žiadnu istotu práce, čo negatívne ovplyvňuje nielen ich súkromný život ale aj výšku ich príjmu.

Takýto prístup môže napáchať obrovské škody v životoch pracovníkov a ich rodín – komplikuje starostlivosť o deti, dopravu či nárok na štátne príspevky. Takéto podmienky sú namáhavé nielen pre samotných rodičov, ale rovnako stresujúce sú aj pre ich deti.

Navyše, výroba just-in time vedie k absentizmu, nižšej morálke či nedostatku lojálnosti zo strany zamestnancov. U manažérov sa môžu negatívne dôsledky tiež prejaviť, napríklad vo forme syndrómu vyhorenia.

Mnoho odborníkov sa zhoduje, že ak štíhly manažment nie je vykonávaný správne, môže mať katastrofálne následky. Medzi najhoršie praktiky určite patrí zavolať ráno zamestnancovi a povedať mu, že keďže ho dnes nepotrebujete, nedostane za tento deň zaplatené a následne iného pracovníka požiadať, aby zostal pracovať nadčas.

Sú však aj podniky, ktoré zaviedli štíhlu produkciu naozaj efektívne – ich pracovníci majú vyššie platy ako u konkurencie, väčšina pracuje na plný úväzok, výroba sa plánuje najmenej týždeň dopredu a manažment sa pri plánovaní výroby snaží maximálne vyhovieť požiadavkám pracovníkov.

V Toyote napríklad chodia zamestnanci do práce každý deň – majú istú prácu, bez ohľadu na dopyt a množstvo objednávok. Na druhej strane však zamestnanci musia byť flexibilní a niekedy ostať v práci nadčas, inokedy zase prijať kratšie pracovné zmeny.

Organizácie nemôžu vedieť, či objednávka príde dnes alebo zajtra. Na druhej strane však vedia odhadnúť množstvo výrobkov, ktoré predajú za konkrétne obdobie. Preto sa počas voľnejších dní môžu pracovníci pripravovať na veľké objednávky.

Užitočný môže byť aj multifunkčný tréning, ktorý pracovníkom umožňuje zastávať rozličné pracovné pozície a vykonávať komplexné úlohy. Všestranne zameraná pracovná sila bude schopná flexibilne reagovať na meniaci sa dopyt a objednávky.

Závažnou chybou, ktorej sa organizácie často dopúšťajú je, že nevenujú dostatok pozornosti neustálemu zlepšovaniu a riešeniu problémov. Ak má organizácia na zozname dostatok projektov, na ktorých ľudia môžu pracovať, tak potom aj pracovník, ktorý má voľno len polhodinu, môže byť prospešne využitý.

Autor: Jared Shelly

Zdroj: http://www.hreonline.com/HRE/story.jsp?storyId=533335058

Manažéri, spoznajte vašich pracovníkov

Má význam, aby ste poznali vašich zamestnancov a aby oni poznali vás? Ovplyvnilo by chod vašej organizácie, keby ste strávili určitý čas s vašimi zamestnancami a vypočuli si ich názory?

Bez ohľadu na to, aká veľká je vaša organizácia, vždy by ste si mali nájsť čas na to, aby ste zistili, čo si ľudia vo vašej organizácii myslia. Tak si zaistíte nielen ich oddanosť, ale zároveň môžete získať skvelé nápady pre vylepšenie vášho biznisu.

Vašich zamestnancov nepresvedčí, ak im pustíte DVD spred 10 rokov, na ktorom generálny riaditeľ víta nových pracovníkov. Musíte sa dostať vašim pracovníkom naozaj “pod kožu” - zistiť. ako sa cítia, čo si myslia a potrebujú. Vzbudíte v nich tak pocit, že máte záujem o každého z nich.

Samozrejme, v praxi je oveľa ťažšie uplatniť takýto prístup, hlavne pokiaľ sa jedná o väčšiu firmu. Bez ohľadu na veľkosť však senior manažér nemôže ostať za zamknutými dverami svojej kancelárie. Musí byť viditeľný, aby si získal dôveru a rešpekt svojich pracovníkov.

Existuje množstvo jednoduchých praktík a spôsobov, ako tráviť čas s ľuďmi na oddeleniach. V prvom rade sa pokúste vytvoriť kultúru, ktorá podporuje otvorenú a úprimnú komunikáciu. Zároveň sa uistite, že v organizácii existujú komunikačné siete, ktoré zabezpečia, že návrhy, postrehy či pripomienky vašich zamestnancov neostanú bez povšimnutia.

Aj keď si myslíte, že nemáte dostatok času, aby ste osobne navštevovali všetky oddelenia, skúste napríklad zorganizovať stretnutia s určitými zamestnancami. Výsledky vašich snáh budú určite odmenené.


Autor: Joe Harley

Zdroj: http://www.hrmagazine.co.uk/hro/features/1019162/chief-executives-get-staff